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title: "Comment décrire un contrat de maintenance ?"
description: "Créer ou modifier un contrat de maintenance, le décrire, choisir les équipements qu'il couvre, l'enregistrer ou le supprimer en gardant les équipements."
url: https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/
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# Comment décrire un contrat de maintenance ?

La fiche d'un contrat de maintenance décrit le contrat passé avec un fournisseur : son restaurant (ou tous, pour un contrat cadre), ses dates, son préavis de résiliation, son montant et les équipements qu'il couvre. Le logiciel calcule la date limite pour décider de renouveler ou de résilier : l'échéance moins le préavis. On y joint aussi le contrat signé.

## Avant de commencer

- Pour créer un contrat, il faut le droit d'ajouter sur l'écran Contrats et échéances. Pour ouvrir une fiche en lecture, il faut le droit de consulter.
- Pour modifier un contrat ou joindre un document, il faut le droit de modifier. Sans lui, les champs sont grisés et le bouton **Enregistrer** n'existe pas.
- Le bouton **Supprimer** demande en plus le droit de supprimer.
- Sur chaque image, le cadre rouge montre où agir. Le numéro est celui de l'étape.

## Ouvrir l'écran de création

On crée un contrat depuis la liste des contrats.

### Étape 1

![Fiche d'un contrat (Équipements) : menu « Équipements » pour accéder à l'écran](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-menu-equipements.webp)

**Action :** Dans le menu de gauche, cliquez sur **Équipements**.

### Étape 2

![Fiche d'un contrat (Équipements) : menu « Contrats et échéances » pour accéder à l'écran](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-menu.webp)

**Action :** Sous **Équipements**, cliquez sur **Contrats et échéances**.

### Étape 3

![Fiche d'un contrat RestoPlus (Équipements) : vue d'ensemble de l'écran pour décrire un contrat de maintenance](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-nouveau-contrat.webp)

**Action :** Cliquez sur **+ Nouveau contrat**, en haut à droite.

### Étape 4

![Fiche d'un contrat (Équipements) : titre « Nouveau contrat » pour ouvrir l'écran de création](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-ecran-vide.webp)

**Action :** Regardez la fiche vide. Le titre est **Nouveau contrat**. Les champs sont rangés en trois colonnes ; en dessous viennent le bloc **Équipements couverts** et le bouton **Enregistrer**.

**← Retour à la liste**, sous le titre, ramène à la liste des contrats sans enregistrer.

## Ce qui arrive si le nom manque



### Étape 5

![Fiche d'un contrat (Équipements) : bouton « Enregistrer »](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-erreur-nom.webp)

**Action :** Cliquez sur **Enregistrer** sans rien écrire.

Un message rouge s'affiche en haut : « Donnez un nom au contrat (ex. « Maintenance froid 2026 »). ». Rien n'est enregistré. Les autres oublis donnent « Choisissez le fournisseur du contrat. » puis « Indiquez l'échéance du contrat : c'est elle qui déclenche l'alerte. ».

## Décrire le contrat

Seuls le **Nom**, le **Fournisseur** et l'**Échéance** sont obligatoires.

### Étape 6 — **Nom \***

![Fiche d'un contrat (Équipements) : champ « Nom » pour nommer le contrat comme les équipes le reconnaissent](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-nom.webp)

**Action :** Dans **Nom \***, écrivez le nom du contrat.

- **À quoi ça sert :** Nommer le contrat comme les équipes le reconnaissent.
- **Obligatoire :** Oui.
- **Exemple :** Maintenance des armoires froides
- **Si vous vous trompez :** Sans nom, le logiciel affiche « Donnez un nom au contrat (ex. « Maintenance froid 2026 »). ». Les espaces au début et à la fin sont retirés.

### Étape 7 — **Fournisseur \***

![Fiche d'un contrat (Équipements) : champ « Fournisseur » pour dire quelle entreprise assure la maintenance](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-fournisseur.webp)

**Action :** Cliquez dans **Fournisseur \***, tapez le début du nom, puis choisissez une ligne.

Aussi sur cette image : **✕**.

- **À quoi ça sert :** Dire quelle entreprise assure la maintenance. C'est une fiche fournisseur existante.
- **Obligatoire :** Oui.
- **Exemple :** Primeurs du Val
- **Si vous vous trompez :** Sans fournisseur, le logiciel affiche « Choisissez le fournisseur du contrat. ». La croix **✕** efface le choix.

### Étape 8 — **Restaurant**

![Fiche d'un contrat (Équipements) : champ « Restaurant » pour limiter le contrat à un restaurant](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-restaurant.webp)

**Action :** Cliquez dans **Restaurant**, tapez le début du nom, puis choisissez une ligne.

Aussi sur cette image : **✕**.

- **À quoi ça sert :** Limiter le contrat à un restaurant. Le champ vide veut dire « Tous (contrat cadre) » : le contrat vaut alors pour tous les restaurants.
- **Obligatoire :** Non.
- **Exemple :** Cafétéria R+4
- **Si vous vous trompez :** Choisir un restaurant réduit la liste des équipements couverts à ceux de ce restaurant ; les équipements d'un autre restaurant déjà cochés restent affichés. La croix **✕** efface le choix pour revenir à un contrat cadre.

### Étape 9 — **Référence du contrat**

![Fiche d'un contrat (Équipements) : champ « Référence du contrat » pour garder le numéro que le fournisseur a donné au contrat](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-reference.webp)

**Action :** Dans **Référence du contrat**, écrivez la référence.

- **À quoi ça sert :** Garder le numéro que le fournisseur a donné au contrat. La liste des contrats l'affiche après le nom.
- **Obligatoire :** Non.
- **Exemple :** MAF-2026-07
- **Si vous vous trompez :** Aucun contrôle : corrigez le texte et enregistrez de nouveau.

### Étape 10 — **Début**

![Fiche d'un contrat (Équipements) : champ « Début » pour noter le premier jour du contrat](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-debut.webp)

**Action :** Dans **Début**, choisissez la date.

- **À quoi ça sert :** Noter le premier jour du contrat.
- **Obligatoire :** Non.
- **Exemple :** 01/07/2026
- **Si vous vous trompez :** Un début après l'échéance est refusé : « Le contrat ne peut pas finir avant d'avoir commencé. ».

### Étape 11 — **Échéance \***

![Fiche d'un contrat (Équipements) : champ « Échéance » pour dire le dernier jour du contrat](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-echeance.webp)

**Action :** Dans **Échéance \***, choisissez la date.

- **À quoi ça sert :** Dire le dernier jour du contrat. C'est elle qui déclenche l'alerte, avec le préavis.
- **Obligatoire :** Oui.
- **Exemple :** 30/06/2027
- **Si vous vous trompez :** Sans échéance, le logiciel affiche « Indiquez l'échéance du contrat : c'est elle qui déclenche l'alerte. ».

### Étape 12 — **Préavis de résiliation (jours)**

![Fiche d'un contrat (Équipements) : champ « Préavis de résiliation (jours) »](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-preavis.webp)

**Action :** Dans **Préavis de résiliation (jours)**, écrivez un nombre de jours.

- **À quoi ça sert :** Dire combien de jours avant l'échéance il faut prévenir pour résilier. La date limite de décision est l'échéance moins ce nombre de jours.
- **Obligatoire :** Non.
- **Exemple :** 90
- **Si vous vous trompez :** Écrivez un nombre ou laissez vide : sinon « Préavis et montant : saisissez un nombre ou laissez vide. ». Un nombre négatif est refusé : « Le préavis ne peut pas être négatif. ». Sans préavis, la date de décision est l'échéance.

### Étape 13 — **Montant annuel HT (€)**

![Fiche d'un contrat (Équipements) : champ « Montant annuel HT (€) » pour garder le coût annuel hors taxes du contrat](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-montant.webp)

**Action :** Dans **Montant annuel HT (€)**, écrivez le montant.

- **À quoi ça sert :** Garder le coût annuel hors taxes du contrat. La liste le montre dans la colonne **Montant HT**.
- **Obligatoire :** Non.
- **Exemple :** 1850,00
- **Si vous vous trompez :** Vous pouvez utiliser la virgule. Un texte qui n'est pas un nombre est refusé (« Préavis et montant : saisissez un nombre ou laissez vide. »), et un montant négatif aussi (« Le montant ne peut pas être négatif. »).

### Étape 14 — **Tacite reconduction**

![Fiche d'un contrat (Équipements) : case « Tacite reconduction » pour noter que le contrat continue sans démarche](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-tacite.webp)

**Action :** Cochez **Tacite reconduction** si le contrat se reconduit tout seul.

- **À quoi ça sert :** Noter que le contrat continue sans démarche. La liste ajoute « tacite » à côté de l'échéance.
- **Obligatoire :** Non.
- **Exemple :** Cochée.
- **Si vous vous trompez :** Décochez la case pour la retirer. Elle est décochée au départ.

### Étape 15 — **Commentaire**

![Fiche d'un contrat (Équipements) : champ « Commentaire » pour garder une remarque libre](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-commentaire.webp)

**Action :** Dans **Commentaire**, écrivez ce qui est utile.

- **À quoi ça sert :** Garder une remarque libre : fréquence des visites, interlocuteur.
- **Obligatoire :** Non.
- **Exemple :** Deux visites par an, rapport remis à la cuisine.
- **Si vous vous trompez :** Aucun contrôle : corrigez le texte et enregistrez de nouveau.

## Choisir les équipements couverts

Sous les champs, le bloc **Équipements couverts** montre un compteur et une case par équipement.

### Étape 16 — **Cocher tout**

![Fiche d'un contrat (Équipements) : bloc « Équipements couverts »](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-equipements.webp)

**Action :** Regardez le bloc **Équipements couverts**.

Aussi sur cette image : **Équipement couvert (une case par équipement)**.

- **À quoi ça sert :** Cocher ou décocher tous les équipements affichés en une fois.
- **Obligatoire :** Non.
- **Exemple :** Cochée pour couvrir tout le restaurant.
- **Si vous vous trompez :** Quand tous les équipements affichés sont cochés, la case est cochée ; quand une partie seulement l'est, elle est à moitié remplie. Un clic sur une case remplie décoche tout.

Le titre du bloc donne le nombre d'équipements couverts, par exemple « Équipements couverts (3) ». Pour un contrat d'un restaurant, les équipements de ce restaurant sont proposés, ainsi que ceux d'un autre restaurant déjà cochés. Pour un contrat cadre, tous les équipements actifs du parc sont proposés ; un équipement désactivé n'est jamais proposé. Chaque ligne donne le nom de l'équipement, puis son restaurant, sa zone, son emplacement et sa marque. Quand le restaurant choisi n'a aucun équipement : « Aucun équipement dans ce restaurant. ».

### Étape 17

![Fiche d'un contrat (Équipements) : case « Cocher tout » pour choisir les équipements couverts](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-cocher-tout.webp)

**Action :** Cochez **Cocher tout**.

### Étape 18 — **Équipement couvert (une case par équipement)**

![Fiche d'un contrat (Équipements) : section « Choisir les équipements couverts » (cochée)](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-decocher-un.webp)

**Action :** Cochez, ou décochez, la case d'un équipement.

- **À quoi ça sert :** Choisir un par un les équipements que le contrat couvre.
- **Obligatoire :** Non.
- **Exemple :** Décochée pour un appareil qui n'est pas dans le contrat.
- **Si vous vous trompez :** Le compteur dans le titre du bloc suit vos choix. Rien n'est enregistré avant **Enregistrer**.

## Enregistrer

À la création, le logiciel ouvre la fiche du contrat créé, sans message.

### Étape 19 — **Enregistrer**

![Fiche d'un contrat (Équipements) : bouton « Enregistrer » pour créer le contrat](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-enregistrer.webp)

**Action :** Cliquez sur **Enregistrer**.

- **À quoi ça sert :** Créer le contrat.

Pendant l'envoi, le bouton s'appelle **Enregistrement…**. Si une règle n'est pas respectée, un message rouge s'affiche en haut et rien n'est créé.

### Étape 20

![Fiche d'un contrat (Équipements) : la fiche créée](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-fiche-creee.webp)

**Action :** Regardez la fiche créée. Le titre est maintenant le nom du contrat.

Sous le titre, le logiciel écrit « À renouveler ou résilier avant le », suivi de la date de décision (échéance moins préavis). Le bloc **Documents** apparaît sous le formulaire, et un bouton **Supprimer** à côté de **Enregistrer**.

## Un contrat limité à un restaurant

Un contrat d'un restaurant ne couvre que les équipements de ce restaurant.

### Étape 21

![Fiche d'un contrat (Équipements) : bouton « Enregistrer », section « Un contrat limité à un restaurant »](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-erreur-perimetre.webp)

**Action :** Pour essayer, changez le restaurant du contrat pour un autre restaurant, puis cliquez sur **Enregistrer**.

Si des équipements cochés se trouvent dans un autre restaurant que celui du contrat, le logiciel refuse : « « Micro-ondes » est dans un autre restaurant que celui du contrat. Un contrat cadre (sans restaurant) peut couvrir tous les sites. ». Pour changer le restaurant, décochez d'abord ces équipements, ou videz le champ **Restaurant** pour faire un contrat cadre.

### Étape 22

![Fiche d'un contrat (Équipements) : champ « Préavis de résiliation (jours) », section « Un contrat limité à un restaurant »](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-enregistrer-modification.webp)

**Action :** Remettez le bon restaurant, changez par exemple le **Préavis de résiliation (jours)**, puis cliquez sur **Enregistrer**.

## Modifier



### Étape 23

![Fiche d'un contrat (Équipements) : le message vert au-dessus du formulaire](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-message-enregistre.webp)

**Action :** Regardez le message vert au-dessus du formulaire.

Il dit « Contrat enregistré. ». La date « À renouveler ou résilier avant le » sous le titre est recalculée.

## Joindre le contrat signé



### Étape 24 — **Fichier à joindre**

![Fiche d'un contrat (Équipements) : champ « Documents » pour joindre le contrat signé, un avenant ou une facture à la fiche](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-documents.webp)

**Action :** Dans **Documents**, choisissez un fichier avec **Fichier à joindre**, puis écrivez son nom dans le champ de nom (texte grisé « Nom du document (facultatif) »).

Aussi sur cette image : **Nom du document (facultatif)**, **Joindre**.

- **À quoi ça sert :** Joindre le contrat signé, un avenant ou une facture à la fiche.
- **Obligatoire :** Non.
- **Exemple :** Contrat signé
- **Si vous vous trompez :** Sans nom, le nom du fichier (sans son extension) est repris. Le document est rangé dans la gestion documentaire, catégorie Maintenance, et on le retrouve aussi dans l'écran Documents du PMS. Il porte la date d'échéance du contrat à l'envoi : la gestion documentaire le montre « expiré » après cette date. Sans le droit de modifier, cette zone n'existe pas.

### Étape 25 — **Joindre**

![Fiche d'un contrat (Équipements) : bouton « Joindre » pour envoyer le fichier](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-joindre.webp)

**Action :** Cliquez sur **Joindre**.

- **À quoi ça sert :** Envoyer le fichier.

Le bouton est grisé tant qu'aucun fichier n'est choisi, et s'appelle **Envoi…** pendant l'envoi. Le document s'ajoute à la liste, avec sa date de dépôt et sa date d'expiration ; cliquer sur son nom le télécharge (il faut pour cela le droit de consulter le Parc d'équipements). « Aucun fichier reçu. » s'affiche si le fichier est vide.

## Supprimer le contrat



### Étape 26 — **Supprimer**

![Fiche d'un contrat (Équipements) : bouton « Supprimer » pour supprimer le contrat](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-supprimer.webp)

**Action :** Cliquez sur **Supprimer**, à gauche de **Enregistrer**.

Aussi sur cette image : **Contrat signé**.

- **À quoi ça sert :** Supprimer le contrat. Le bouton demande le droit de supprimer.

### Étape 27 — **×**

![Fiche d'un contrat (Équipements) : champ « Supprimer ce contrat ? » pour fermer la fenêtre sans supprimer](https://docs.restoplus.net/equipements/fiche-d-un-contrat/fiche-d-un-contrat-confirmer-suppression.webp)

**Action :** Lisez la question **Supprimer ce contrat ?** Cliquez sur **Annuler** ou sur la croix **×** pour ne rien faire, ou sur **Supprimer** pour confirmer.

Aussi sur cette image : **Annuler**, **Supprimer**.

- **À quoi ça sert :** Fermer la fenêtre sans supprimer.

Le contrat et ses liens avec les équipements sont supprimés pour de bon, puis le logiciel revient à la liste des contrats. Les équipements, eux, restent. Les documents joints restent dans la gestion documentaire.