--- title: "Comment saisir et suivre les frais de fonctionnement ?" description: "Lire les factures de fonctionnement, créer des types de dépense et saisir une dépense pour suivre les frais de la restauration." url: https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/ --- # Comment saisir et suivre les frais de fonctionnement ? Cet écran réunit les frais de fonctionnement de vos restaurants : tout ce qui n'est pas de la nourriture, comme l'entretien, les produits jetables, l'énergie ou le personnel. Il y a deux sources. D'abord les factures de vos fournisseurs, lues toutes seules : rien à ressaisir. Ensuite les dépenses que vous saisissez vous-même, pour ce qu'aucun fournisseur ne facture. Ces frais complètent le prix de revient alimentaire : l'écran Prix de revient alimentaire en tire un prix de revient complet par prestation. ## Avant de commencer - Vous devez avoir le droit de consulter l'écran Gestion des frais. - Le bouton **+ Nouvelle dépense** et la création d'un type demandent le droit d'ajouter ; ils ne sont pas affichés sans lui. **Modifier** demande le droit de modifier, **Supprimer** celui de supprimer : sans le droit, le bouton n'est pas affiché. Le bouton **+ Nouvelle dépense** n'apparaît qu'une fois au moins un type créé. - Sur chaque image, le cadre rouge montre où agir. Le numéro est celui de l'étape. ## Ouvrir l'écran L'écran se trouve dans le menu **Pilotage**, sous le nom **Gestion des frais**. ### Étape 1 ![Gestion des frais (Pilotage) : menu « Pilotage » pour accéder à l'écran](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-menu-pilotage.webp) **Action :** Dans le menu de gauche, cliquez sur **Pilotage**. ### Étape 2 ![Gestion des frais (Pilotage) : menu « Gestion des frais » pour accéder à l'écran](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-menu.webp) **Action :** Sous **Pilotage**, cliquez sur **Gestion des frais**. ## L'écran ### Étape 3 ![Gestion des frais RestoPlus (Pilotage) : vue d'ensemble de l'écran pour saisir et suivre les frais de fonctionnement](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-ecran.webp) **Action :** Regardez l'écran. En haut : le titre et, quand un type existe, le bouton **+ Nouvelle dépense**. Dessous : les factures de fonctionnement, puis, en bas, les types de dépenses et la liste des dépenses saisies. ## Lire les factures de fonctionnement Ce premier bloc se remplit tout seul. ### Étape 4 — **(sans libellé : Tous les restaurants)** ![Gestion des frais (Pilotage) : bloc « Factures de fonctionnement »](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-factures.webp) **Action :** Regardez le bloc **Factures de fonctionnement**. Aussi sur cette image : **Du**, **Au (inclus)**, **Catégorie**, **Famille**, **Sous-famille**, **Montant HT**. - **À quoi ça sert :** Voir ce que vos fournisseurs ont facturé en frais de fonctionnement, sans rien ressaisir. - **Obligatoire :** Non : on lit ce bloc. - **Exemple :** Aucun : ce bloc se lit. - **Si vous vous trompez :** Rien à corriger ici : changez la période ou le restaurant. Y entrent les factures fournisseurs dont les articles sont rangés dans une catégorie de stock cochée « Entre dans les frais » (écran Catégories de stock). Les factures annulées n'y sont pas. Le tableau donne la catégorie, la famille, la sous-famille et le montant hors taxes, avec un total en bas. Quand rien ne correspond : « Aucune facture de fonctionnement sur la période. ». La période proposée au départ est le mois précédent. ### Étape 5 ![Gestion des frais (Pilotage) : champ « Tous les restaurants » pour lire les factures de fonctionnement](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-filtre-restaurant.webp) **Action :** Dans **Tous les restaurants**, tapez quelques lettres puis choisissez un restaurant. ### Étape 6 — **Du** ![Gestion des frais (Pilotage) : champ « Du » pour fixer le début de la période des factures](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-filtre-du.webp) **Action :** Dans **Du**, choisissez le premier jour de la période. - **À quoi ça sert :** Fixer le début de la période des factures. - **Obligatoire :** Non. - **Exemple :** 01/10/2026 - **Si vous vous trompez :** Si la date est effacée, le tableau n'est pas recalculé et garde son dernier affichage. ### Étape 7 — **Au (inclus)** ![Gestion des frais (Pilotage) : champ « Au (inclus) » pour fixer la fin de la période, ce jour compris](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-filtre-au.webp) **Action :** Dans **Au (inclus)**, choisissez le dernier jour de la période. - **À quoi ça sert :** Fixer la fin de la période, ce jour compris. - **Obligatoire :** Non. - **Exemple :** 31/10/2026 - **Si vous vous trompez :** Une fin avant le début est refusée : « La fin de la période précède son début. ». ## Créer un type de dépense Un type range les dépenses : « Énergie », « Personnel »… Il faut au moins un type avant de saisir une dépense. ### Étape 8 — **(sans libellé : Frais d’énergie)** ![Gestion des frais (Pilotage) : bloc « Types de dépenses » pour voir les types existants et en créer un](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-types.webp) **Action :** Regardez le bloc **Types de dépenses** : la liste des types, avec entre parenthèses le nombre de dépenses de chaque type, puis la zone de création. Aussi sur cette image : **Créer**. - **À quoi ça sert :** Voir les types existants et en créer un. - **Obligatoire :** Non : on lit ce bloc. - **Exemple :** Aucun : ce bloc se lit. - **Si vous vous trompez :** L'écran ne permet pas de renommer un type : créez le bon type, déplacez les dépenses, puis supprimez l'ancien. Sans type, l'écran écrit « Aucun type : créez-en un pour saisir des dépenses. ». Un type qui ne sert à aucune dépense a un lien **Supprimer** ; une fenêtre demande confirmation. Un type utilisé ne peut pas être supprimé. ### Étape 9 ![Gestion des frais (Pilotage) : section « Créer un type de dépense »](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-nouveau-type.webp) **Action :** Dans la case vide (exemple affiché : « Frais d’énergie »), écrivez le nom du type. ### Étape 10 — **Créer** ![Gestion des frais (Pilotage) : bouton « Créer » pour ajouter le type à la liste](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-creer-type.webp) **Action :** Cliquez sur **Créer**. - **À quoi ça sert :** Ajouter le type à la liste. Le type apparaît dans la liste, classé par ordre alphabétique, avec « (0) ». ## Saisir une dépense La dépense se saisit dans une fenêtre. ### Étape 11 — **+ Nouvelle dépense** ![Gestion des frais (Pilotage) : bouton « + Nouvelle dépense » pour ouvrir la fenêtre de saisie d'une dépense](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-nouvelle-depense.webp) **Action :** Cliquez sur **+ Nouvelle dépense**, en haut à droite. - **À quoi ça sert :** Ouvrir la fenêtre de saisie d'une dépense. Si un restaurant est déjà choisi dans le filtre, il est repris dans la fenêtre. ### Étape 12 — **Type de dépense \*** ![Gestion des frais (Pilotage) : champ « Type de dépense » pour ranger la dépense](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-type-depense.webp) **Action :** Dans **Type de dépense**, choisissez un type. Aussi sur cette image : **Réel HT sur la période (avec début et fin)**. - **À quoi ça sert :** Ranger la dépense. - **Obligatoire :** Oui. - **Exemple :** Énergie - **Si vous vous trompez :** Sans type, le bouton **Enregistrer** reste grisé. ### Étape 13 — **Restaurant \*** ![Gestion des frais (Pilotage) : champ « Restaurant » pour dire quel restaurant porte la dépense](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-restaurant.webp) **Action :** Dans **Restaurant**, tapez quelques lettres puis choisissez un restaurant. Aussi sur cette image : **✕**. - **À quoi ça sert :** Dire quel restaurant porte la dépense. - **Obligatoire :** Oui. - **Exemple :** Self - **Si vous vous trompez :** Sans restaurant, **Enregistrer** reste grisé. La croix **✕** efface le choix. ### Étape 14 — **Libellé (vide = celui du type)** ![Gestion des frais (Pilotage) : champ « Libellé (vide = celui du type) » pour préciser la dépense](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-libelle.webp) **Action :** Dans **Libellé (vide = celui du type)**, écrivez ce que la dépense représente. - **À quoi ça sert :** Préciser la dépense. Laissé vide, c'est le nom du type qui est repris. - **Obligatoire :** Non. - **Exemple :** Électricité du réfectoire - **Si vous vous trompez :** La case s'arrête à 150 caractères. ### Étape 15 — **Du (vide = toujours)** ![Gestion des frais (Pilotage) : champ « Du (vide = toujours) » pour dire à partir de quand la dépense compte](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-du.webp) **Action :** Dans **Du (vide = toujours)**, choisissez le premier jour de la dépense. - **À quoi ça sert :** Dire à partir de quand la dépense compte. - **Obligatoire :** Non. - **Exemple :** 01/10/2026 - **Si vous vous trompez :** Vide, la dépense compte à partir de toujours. ### Étape 16 — **Au, inclus (vide = sans fin)** ![Gestion des frais (Pilotage) : champ « Au, inclus (vide = sans fin) »](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-au.webp) **Action :** Dans **Au, inclus (vide = sans fin)**, choisissez le dernier jour de la dépense. - **À quoi ça sert :** Dire jusqu'à quand la dépense compte, ce jour compris. - **Obligatoire :** Non. - **Exemple :** 31/10/2026 - **Si vous vous trompez :** Vide, la dépense n'a pas de fin. Une fin avant le début est refusée : « La fin de la période précède son début. ». ### Étape 17 — **Prévu HT** ![Gestion des frais (Pilotage) : champ « Prévu HT » pour dire ce que la dépense coûte](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-prevu.webp) **Action :** Dans **Prévu HT**, choisissez **par jour** ou **sur la période**, puis écrivez le montant prévu, hors taxes. - **À quoi ça sert :** Dire ce que la dépense coûte, avant de connaître le vrai montant. **par jour** : le même montant chaque jour. **sur la période** : un total, que le logiciel répartit sur les jours. ### Étape 18 — **Réel HT sur la période** ![Gestion des frais (Pilotage) : champ « Réel HT sur la période » pour remplacer le prévu par le vrai montant](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-reel.webp) **Action :** Dans **Réel HT sur la période**, écrivez le montant vraiment dépensé, hors taxes. - **À quoi ça sert :** Remplacer le prévu par le vrai montant, quand vous le connaissez. Il se répartit sur les jours de la période. - **Obligatoire :** Non. - **Exemple :** 870,50 - **Si vous vous trompez :** Ce champ est grisé tant que le début et la fin ne sont pas remplis (son titre le dit : « avec début et fin »). Vide, c'est le prévu qui compte. ### Étape 19 — **Enregistrer** ![Gestion des frais (Pilotage) : bouton « Enregistrer » pour garder la dépense](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-enregistrer.webp) **Action :** Cliquez sur **Enregistrer**. - **À quoi ça sert :** Garder la dépense. La fenêtre se ferme et la dépense apparaît dans la liste. Une erreur du logiciel s'écrit en rouge en bas de la fenêtre, à gauche des boutons. ## Corriger ou supprimer une dépense ### Étape 20 ![Gestion des frais (Pilotage) : bloc « Dépenses »](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-depenses.webp) **Action :** Regardez le bloc **Dépenses**. Aussi sur cette image : **Lignes par page**, **Modifier**, **Supprimer**, **Pages**, **Restaurant**, **Type**, **Libellé**, **Période**, **Prévu HT**, **Réel HT**. La liste est classée par restaurant, type, puis libellé ; elle est paginée. La colonne **Période** dit « tous les jours » quand aucune date n'est donnée. **Prévu HT** s'écrit « … / jour » pour un montant par jour, ou le total pour un montant sur la période. **Réel HT** montre « — » tant que le réel n'est pas connu. Le choix du restaurant, au-dessus de la liste, est le même que celui du bloc des factures. ### Étape 21 — **Modifier** ![Gestion des frais (Pilotage) : bouton « Modifier » pour rouvrir la dépense dans la même fenêtre, avec ses valeurs](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-modifier.webp) **Action :** Cliquez sur **Modifier** sur la ligne de la dépense. - **À quoi ça sert :** Rouvrir la dépense dans la même fenêtre, avec ses valeurs. La fenêtre s'appelle alors « Modifier la dépense ». ### Étape 22 — **Fermer** ![Gestion des frais (Pilotage) : bouton « Fermer » pour refermer la fenêtre sans rien changer](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-fermer.webp) **Action :** Cliquez sur **Fermer**. - **À quoi ça sert :** Refermer la fenêtre sans rien changer. ### Étape 23 — **Supprimer** ![Gestion des frais (Pilotage) : bouton « Supprimer » pour retirer une dépense](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-supprimer.webp) **Action :** Cliquez sur **Supprimer** sur la ligne de la dépense. - **À quoi ça sert :** Retirer une dépense. Une fenêtre demande confirmation. ### Étape 24 — **×** ![Gestion des frais (Pilotage) : fenêtre « Supprimer » pour confirmer](https://docs.restoplus.net/pilotage/gestion-des-frais/gestion-des-frais-confirmation.webp) **Action :** Lisez la fenêtre de confirmation, puis cliquez sur **Supprimer**. Aussi sur cette image : **Annuler**, **Supprimer**. - **À quoi ça sert :** Confirmer. Le message précise « Elle ne comptera plus dans le prix de revient complet. ». **Annuler** ou la croix **×** referment la fenêtre sans rien effacer.