Comment comparer engagements et commandes réelles ?

Cet écran compare ce que vous vous êtes engagé à acheter auprès de vos fournisseurs avec ce que vous avez réellement commandé sur la période. Seuls les produits qui portent un engagement y figurent. L'engagement se saisit dans la fiche « Produit fournisseur », depuis la mercuriale.

Avant de commencer

• Vous devez avoir le droit de consulter les mercuriales.
• Le bouton Excel demande le droit d'imprimer les mercuriales. Il s'affiche pour tous : le refus vient au clic.
• Sur chaque image, le cadre rouge montre où agir. Le numéro est celui de l'étape.

Ouvrir l'écran

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   Étape 1 : Dans le menu de gauche, cliquez sur Achats

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   Étape 2 : Sous Achats, cliquez sur Avancement des achats

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   Étape 3 : Regardez l'écran

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   En haut : le titre Avancement des achats et le bouton Excel. Puis une phrase d'explication, les filtres, trois compteurs et le tableau.

   Aussi sur cette image : Pages.

   Quand aucun engagement n'est saisi, le logiciel l'écrit à la place du tableau, et dit où le saisir : ouvrez une mercuriale, puis Modifier sur un produit, section « Engagement d'achat ». En bas du tableau, les boutons Pages servent à passer d'une page à l'autre.

   

Filtrer

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   Étape 4 : Fournisseur

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   Action : Cliquez dans Fournisseur. Tapez le début du nom. Choisissez une ligne.

   • À quoi ça sert : Garder les engagements d'un fournisseur. Sans choix, tous les fournisseurs sont montrés.
   • Obligatoire : Non.
   • Exemple : Boucherie des Halles Arago
   • Si vous vous trompez : Cliquez sur ✕ pour vider le champ. Si le fournisseur n'a aucun engagement, le logiciel l'écrit : « Aucun engagement d'achat n'est saisi chez ce fournisseur ».

   

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   Étape 5 : Rechercher un produit

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   Action : Cliquez dans Rechercher un produit. Écrivez un mot.

   • À quoi ça sert : Retrouver un produit ou un fournisseur dans le tableau. La recherche porte sur le fournisseur et sur le produit (code et nom).
   • Obligatoire : Non.
   • Exemple : chorizo
   • Si vous vous trompez : Sans résultat, le tableau écrit « Aucun engagement ne correspond à la recherche ».

   

Lire l'avancement

Les produits qui dépassent leur engagement sont placés en tête.

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   Étape 6 : Regardez les trois compteurs, au-dessus du tableau

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   Les trois compteurs :

   • produits engagés : le nombre de produits qui portent un engagement.
   • dépassements : le nombre de produits dont les achats dépassent l'engagement.
   • sans aucun achat : le nombre de produits engagés mais jamais commandés.

   

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   Étape 7 : Fournisseur (colonne)

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   Action : Regardez les titres du tableau.

   Aussi sur cette image : Produit (colonne), Engagé (colonne), Acheté (colonne), Reste (colonne), Avancement (colonne), Période (colonne).

   • À quoi ça sert : Lire les engagements. Cliquez sur un titre pour trier. Tant que vous ne triez pas, les dépassements restent en tête.

   Les colonnes :

   • Fournisseur (colonne) : le fournisseur de l'engagement.
   • Produit (colonne) : le produit, avec son code.
   • Engagé (colonne) : la quantité que vous vous êtes engagé à acheter.
   • Acheté (colonne) : la quantité réellement commandée sur la période.
   • Reste (colonne) : ce qu'il reste à acheter. Un dépassement s'écrit en négatif, par exemple « -50 », jamais « 0 ».
   • Avancement (colonne) : la part de l'engagement déjà achetée, en pourcentage.
   • Période (colonne) : la période de validité de l'engagement : « du … → au … », ou « du … → » quand la fin n'est pas fixée.

   

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   Étape 8 : Regardez une ligne du tableau

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   Étape 9 : Excel

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   Action : Cliquez sur Excel, en haut à droite. Un fichier se télécharge.

   • À quoi ça sert : Garder l'avancement dans un tableur. Le fichier respecte le fournisseur choisi dans le filtre. Il s'appelle « avancement-achats- » suivi de la date.

   Le bouton n'apparaît que s'il y a au moins un engagement.