Stock
Comment gérer les catégories de stock ?
Créer, modifier et supprimer les catégories de stock qui classent les articles et décident si le stock est chiffré en euros.
Une catégorie de stock classe les articles selon ce qu'ils sont pour la gestion : matières premières, boissons, jetables… Elle décide si le stock est chiffré en euros, si une DLC est attendue, si les achats comptent dans le coût denrées ou dans les frais, et à partir de quelle quantité un reste de stock est ignoré. Ce guide montre la liste des catégories, leur création et leur modification.
Avant de commencer
- Vous devez avoir le droit de consulter les catégories de stock pour ouvrir l'écran.
- Les boutons + Nouvelle catégorie, Modifier et Supprimer s'affichent toujours. Sans le droit d'ajouter, de modifier ou de supprimer, le logiciel refuse l'action.
- Les catégories d'origine Système sont partagées par toutes les entreprises. Seul un super-administrateur peut les modifier : pour les autres, le logiciel refuse avec le message « Les catégories globales sont partagées par toutes les entreprises : seul un super-administrateur peut les modifier. » Elles ne se suppriment jamais.
- Sur chaque image, le cadre rouge montre où agir. Le numéro est celui de l'étape.
Ouvrir la liste
Cet écran se trouve dans le menu Paramétrage, sur la carte Catégories de stock.
Étape 1 : Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramétrage
#La page des paramètres s'ouvre, avec une carte par écran.
Étape 2 : Cliquez sur la carte Catégories de stock
#
La liste des catégories
Chaque ligne est une catégorie. Une catégorie Système existe pour toutes les entreprises. Une catégorie Tenant est la vôtre.
Étape 3 : Regardez l'écran Catégories de stock
#En haut : le titre et le bouton pour créer. Puis le tableau.
Aussi sur cette image : Rechercher dans la page.
Le lien Retour aux paramètres, sous le titre, ramène à la page des paramètres. Une zone Rechercher dans la page se trouve au-dessus du tableau : elle cherche un mot parmi toutes les lignes chargées, sur toutes les pages.
Vue d'ensemble de l'écran pour classer les articles par catégorie de stock Étape 4 : + Nouvelle catégorie
#Action : Cliquez sur + Nouvelle catégorie, en haut à droite.
- À quoi ça sert : Ouvrir la fenêtre de création d'une catégorie. Le bouton s'affiche toujours ; sans le droit d'ajouter, le logiciel refuse la création.
Étape 5 : Code (colonne)
#Action : Regardez les titres du tableau. Cliquez sur un titre pour trier. Le tableau est plus large que l'écran : faites-le défiler vers la droite pour voir les dernières colonnes.
Aussi sur cette image : Libellé (colonne), Méthode (colonne), DLC (colonne), Coût denrées (colonne), Frais (colonne), Boissons vendues (colonne), Stock négligeable (colonne), Ordre (colonne), Statut (colonne), Origine (colonne), Tri (colonne).
- À quoi ça sert : Lire une catégorie par ligne.
Les colonnes :
- Code (colonne) : le code de la catégorie, en majuscules. Il ne change jamais.
- Libellé (colonne) : le nom affiché.
- Méthode (colonne) : « Méthode de l'entreprise » si la catégorie est valorisable, « Non valorisée » sinon.
- DLC (colonne) : l'étiquette Recommandée si une date limite est attendue à la réception.
- Coût denrées (colonne) : une coche si les achats de la catégorie comptent dans le coût denrées.
- Frais (colonne) : une coche si ses factures comptent comme frais de fonctionnement.
- Boissons vendues (colonne) : une coche si ses achats sont comparés aux ventes de boissons.
- Stock négligeable (colonne) : « < 0,1 » par exemple : en dessous de cette quantité, un reste est ignoré. Un tiret veut dire qu'il n'y a pas de seuil.
- Ordre (colonne) : le rang d'affichage.
- Statut (colonne) : Active (vert) ou Inactive (gris).
- Origine (colonne) : Système ou Tenant.
- Tri (colonne) : la dernière colonne porte les boutons Modifier et Supprimer.
Étape 6 : Modifier
#Action : Au bout d'une ligne, cliquez sur Modifier.
Aussi sur cette image : Supprimer.
- À quoi ça sert : Ouvrir la fenêtre de modification de la catégorie.
À côté, le bouton Supprimer est grisé sur une catégorie Système : une info-bulle l'explique (« Catégorie système — non supprimable »).
Étape 7 : Regardez la dernière colonne d'une ligne
#Aussi sur cette image : Supprimer.
Une catégorie qui est utilisée par un article ou par une sous-famille ne se supprime pas non plus : le logiciel le refuse avec un message rouge.
Créer une catégorie
La création s'ouvre dans une fenêtre. Les champs marqués d'une étoile sont obligatoires.
Étape 8 : Cliquez sur + Nouvelle catégorie
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Étape 9 : Code *
#Action : Regardez la fenêtre Nouvelle catégorie. Cliquez dans Code *.
Aussi sur cette image : Libellé *, Catégorie valorisable (stocks chiffrés en €), DLC recommandée (warning si absente à la réception), Entre dans le coût denrées, Entre dans les frais de fonctionnement, Boissons vendues à part, Stock négligeable en dessous de, Ordre d'affichage, Fermer la fenêtre (×), Annuler, Ajouter.
- À quoi ça sert : Donner à la catégorie un code court, qui l'identifie pour toujours. Le texte s'écrit tout seul en majuscules.
- Obligatoire : Oui.
- Exemple : SURGELE_BIO
- Si vous vous trompez : Le code accepte des majuscules, des chiffres et le tiret bas, et pas d'espace ni d'accent : « Le code doit être en MAJUSCULES avec chiffres et underscores uniquement. » Il est limité à 30 caractères. Un code déjà pris est refusé : « Le code catégorie … existe déjà. » Le code ne change plus après la création.
Étape 10 : Sans rien écrire, cliquez sur Ajouter
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Étape 11 : Écrivez le code, par exemple surgele_bio :
#le logiciel le met en majuscules.
Étape 12 : Libellé *
#Action : Cliquez dans Libellé *. Écrivez le nom de la catégorie.
- À quoi ça sert : Donner le nom qui s'affiche partout : dans les listes, les rapports, la fiche article.
- Obligatoire : Oui.
- Exemple : Surgelés bio
- Si vous vous trompez : Sans libellé, le message « Code et libellé sont obligatoires. » s'affiche. 100 caractères au plus.
Étape 13 : Catégorie valorisable (stocks chiffrés en €)
#Action : Regardez la case Catégorie valorisable (stocks chiffrés en €). Elle est cochée au départ.
- À quoi ça sert : Dire si le stock de cette catégorie est chiffré en euros. Décochée, la catégorie n'est pas valorisée : ses articles n'ont pas de valeur de stock.
- Obligatoire : Non.
- Exemple : Cochée pour une denrée, décochée pour des fournitures sans valeur à suivre.
- Si vous vous trompez : Cochée, la méthode de valorisation (dernier prix, CMUP ou FIFO) est celle de l'entreprise, réglée dans les paramètres de l'entreprise, à la rubrique Automatisations. Elle s'applique à toutes les catégories valorisables.
Étape 14 : DLC recommandée (warning si absente à la réception)
#Action : Cochez la case DLC recommandée (warning si absente à la réception).
- À quoi ça sert : Demander une date limite de consommation à la réception de ces articles. Sans DLC saisie, un avertissement s'affiche : il ne bloque rien.
- Obligatoire : Non.
- Exemple : Cochée pour des produits frais ou surgelés.
- Si vous vous trompez : Décochez la case si les articles n'ont pas de date limite.
Étape 15 : Entre dans le coût denrées
#Action : Cochez la case Entre dans le coût denrées.
- À quoi ça sert : Compter les achats de ces articles dans le coût denrées par couvert, c'est-à-dire le coût de la nourriture. C'est cette case, et non le nom de la catégorie, qui décide de ce que compte le tableau de bord.
- Obligatoire : Non.
- Exemple : Cochée pour les matières premières. Les boissons ne sont pas cochées : le ratio suivi est celui de la nourriture seule.
- Si vous vous trompez : Décochez la case pour sortir la catégorie du coût denrées.
Étape 16 : Entre dans les frais de fonctionnement
#Action : Regardez la case Entre dans les frais de fonctionnement.
- À quoi ça sert : Compter les factures fournisseurs de ces articles comme frais de fonctionnement dans le prix de revient complet : contrats, produits d'entretien, jetables… Rien n'est à ressaisir.
- Obligatoire : Non.
- Exemple : Cochée pour les jetables.
- Si vous vous trompez : Décochez la case si la catégorie n'est pas un frais.
Étape 17 : Boissons vendues à part
#Action : Regardez la case Boissons vendues à part.
- À quoi ça sert : Comparer les achats de cette catégorie aux ventes de boissons en caisse, pour suivre la marge, à côté du coût du plateau. Cette catégorie n'est alors ni denrées ni frais.
- Obligatoire : Non.
- Exemple : Cochée pour les boissons revendues.
- Si vous vous trompez : Décochez la case si la catégorie n'est pas revendue à part.
Étape 18 : Stock négligeable en dessous de
#Action : Cliquez dans Stock négligeable en dessous de. Écrivez une quantité.
- À quoi ça sert : Ignorer les petits restes : en dessous de cette quantité, le reste de stock est considéré comme nul. Par défaut, l'article n'apparaît plus dans les feuilles d'inventaire ni dans l'état du stock, en positif comme en négatif. Il réapparaît si l'on décoche « Masquer les articles sans stock » à la préparation, ou si l'on clique sur le lien des résidus dans l'état du stock. L'unité est celle de l'article : 0,1 sur un article au kilo veut dire 100 g.
- Obligatoire : Non.
- Exemple : 0,1
- Si vous vous trompez : Vous pouvez écrire une virgule. Vide veut dire « aucun seuil » : tous les restes sont comptés, ce qui n'est pas la même chose que zéro. Un nombre négatif ou un texte est refusé : « Le seuil de stock négligeable doit être un nombre positif (ou vide). »
Étape 19 : Ordre d'affichage
#Action : Cliquez dans Ordre d'affichage. Écrivez un nombre.
- À quoi ça sert : Placer la catégorie dans les listes : les petits nombres d'abord. Au départ, c'est 100.
- Obligatoire : Non.
- Exemple : 60
- Si vous vous trompez : Un nombre de zéro ou plus.
Étape 20 : Annuler
#Action : Pour quitter sans créer, cliquez sur Annuler, en bas de la fenêtre.
- À quoi ça sert : Fermer la fenêtre. Rien n'est créé.
Étape 21 : Ajouter
#Action : Cliquez sur Ajouter, en bas de la fenêtre.
- À quoi ça sert : Créer la catégorie. Elle apparaît dans le tableau, avec l'origine Tenant. Le texte devient « ... » pendant le calcul.
Si le logiciel refuse, un message rouge s'affiche en haut de la fenêtre et rien n'est créé.
Modifier et supprimer
Étape 22 : Regardez la ligne de la catégorie créée dans le tableau
#Elle est active, de l'origine Tenant, avec l'ordre et les cases choisis.
Étape 23 : Au bout de la ligne de votre catégorie, cliquez sur Modifier
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Étape 24 : Regardez la fenêtre Modifier la catégorie
#Elle reprend les champs de la création.
Aussi sur cette image : Libellé *, Catégorie valorisable (stocks chiffrés en €), DLC recommandée (warning si absente à la réception), Entre dans le coût denrées, Entre dans les frais de fonctionnement, Boissons vendues à part, Catégorie inactive, Stock négligeable en dessous de, Ordre d'affichage, Fermer la fenêtre (×), Annuler, Modifier.
Le Code est grisé : « Code non modifiable après création ». Une case de plus apparaît : Catégorie inactive. Le bouton du bas s'appelle Modifier au lieu d'Ajouter.
Étape 25 : Catégorie inactive
#Action : Regardez la case Catégorie inactive.
- À quoi ça sert : Mettre la catégorie hors service sans la supprimer. Elle n'est plus proposée pour de nouveaux articles. Cette case n'existe qu'en modification.
- Obligatoire : Non.
- Exemple : Cochée pour une catégorie qu'on n'utilise plus.
- Si vous vous trompez : Décochez la case pour la remettre en service.
Étape 26 : Supprimer
#Action : Regardez le bouton Supprimer, au bout de la ligne.
- À quoi ça sert : Supprimer la catégorie, après une fenêtre de confirmation : « Supprimer la catégorie « … » ? » Le bouton est actif sur une catégorie Tenant.
Une catégorie utilisée ne se supprime pas. Si un article l'utilise : « Catégorie utilisée par au moins un article — impossible de supprimer. » Si une sous-famille l'utilise : « Catégorie utilisée par au moins une sous-famille — impossible de supprimer. » Si la catégorie a déjà disparu, un message rouge le dit : « Cette catégorie n'existe plus : elle a sans doute déjà été supprimée. Rechargez la page. »
